Обеспечение сохранности документов

Междисциплинарный курс входит в состав профессионального модуля ПМ 02 Документирование и организационная обработка документов.

Основу программы составляет содержание, согласованное с требованиями федерального государственного образовательного стандарта по профессии 034700.03 Делопроизводитель.

Освоение профессионального модуля предполагает овладение общими и следующими профессиональными компетенциями:

ПК 2.1. Формировать дела

ПК 2.2. Обеспечивать быстрый поиск документов по научно-справочному аппарату (картотекам) организации

ПК 2.3. Систематизировать и хранить документы текущего архива.

ПК 2.4. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации

ПК 2.5. Готовить и передавать документы на архивное хранение

ПК 2.6. Обеспечивать сохранность архивных документов в организации

Для изучения обучающимся предложены следующие темы:

На третьем курсе обучения изучаются следующие темы:

Тема № 1 Архив организации (3 часа, из них 1 практический)

• Понятие архива организации. Виды архивов организации. 
• Нормативная база работы архива организации.

Тема № 2 Экспертиза ценности документов в организации (8 часов, из них 6 практических)

• Экспертиза ценности (ЭЦ) документов.
• Организация проведения ЭЦ.
• Оформление результатов ЭЦ.
• Практические занятия: Оформление результатов ЭЦ

Тема № 3 Комплектование архива организации (26 часов, из них 20 практических)

• Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел: индивидуальная, сводная, типовая, примерная. Использование номенклатуры дел. Нормативные документы и методические материалы для составления номенклатуры дел. Правила ведения номенклатуры дел
• Формирование дел. Группировка дел: специфика формирования отдельных категорий дел. Виды документов, формируемых в дело. Систематизация документов. Оформление дел.
• Прием и передача дел в архив. Состав документов, подлежащих передаче в архив. Оформление дел для архивного хранения.

Практические занятия:

• Составление и ведение номенклатуры дел
• Формирование дел
• Оформление дел для архивного хранения
• Оформление приема и передачи дел в архив
• Оформление описей дел

Тема № 4 Уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению (8 часов, из них 5 практических)

• Уничтожение документов и дел.
• Порядок уничтожения дел.
• Документальное оформление уничтожения документов и дел.

Практические занятия: Составление и оформление акта о выделении документов к уничтожению

Тема № 5 Хранение документов в архиве организации (13 часов, из них 8 практических)

• Оперативное хранение дел. Правила хранения дел в структурных подразделениях предприятия. Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве. Сроки хранения дел.
• Меры обеспечения сохранности документов
• Требования к зданиям и сооружениям
• Режимы хранения документов
• Размещение документов в архиве
• Проверка наличия и состояния документов. Цели и задачи проверки. Порядок проведения проверки.
• Проверка физического состояния документов. Способы проверки. Определение дефектов бумаги и текстов.
• Страховой фонд документов архива
• Физико-химическая и техническая обработка архивных документов. Дезинфекция, реставрация, фотореставрация, переплет, обеспыливание. Обработка аудиовизуальных и электронных документов. Плановая и внеплановая работы по обработке документов.

Практические занятия:

• Анализ режимов хранения документов
• Оформление проверки наличия и состояния документов и дел
• Определение дефектов архивных документов
• Работа по восстановлению архивных документов

Самостоятельная работа

Тема № 6 Доступ и использование архивных документов (12 часов, из них 7 практических)

• Использование архивных документов. Понятие использования архивных документов. Цели и формы использования.
• Доступ к документам архивного фонда РФ. Основные нормативные акты, регулирующие доступ. Организация доступа к архивным документам.
• Порядок оформления справок, выписок, копий по документам архива
• Учет и анализ использования архивных документов. Цели учета. Виды учета. Направления анализа использования документов

Практические занятия:

• Оформление справок, выписок, копий по документам архива
• Оформление аналитической деятельности

Методические рекомендации по выполнению лабораторно-практических работ по всем темам представлены здесь

В течение курса обучающиеся выполняют внеаудиторные самостоятельные работы

Методические рекомендации по выполнению внеаудиторной (самостоятельной) работы по всем темам представлены здесь.

Аттестация по курсу проводится в виде дифференцированного зачета

Оценка освоения курса включает проверку теоретических знаний и практических умений.

Теоретические знания оцениваются с помощью электронного тестирования по всем темам курса.

Перечень вопросов для подготовки к электронному тестированию

1. Экспертиза ценности документов
2. Номенклатура дел
3. Оформление архивного дела
4. Передача на архивное хранение
5. Уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению
6. Режимы хранения документов
7. Методы физико-химической обработки документов
8. Оборудование архивохранилищ
9. Проверка наличия и состояния документов архива
10. Использование архивных документов
11. Выдача архивных документов

Скачать одним архивом

Практические умения оцениваются  в два этапа

1. выполнение практического задания по курсу

2. оценка портфолио самостоятельных работ выполненных в течение изучения курса.

Примерные варианты практической части:

1. Провести экспертизу документов по критериям ценности
2. Оформить номенклатуру дел отдела кадров
3. Составление справочного аппарата к документам архива
4. Распределение документов по группам систематизации
5. Оформить дело к архивному хранению
6. Оформить процесс передачи дел в архив
7. Оформить процесс уничтожения дел
8. Оформить проверку состояния документов в архиве
9. Оформить архивные документы по запросу граждан

    

на главную