II. Заголовки дел и определение сроков их хранения
Самая сложная аналитическая работа выполняется на втором этапе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и одновременно определяются/намечаются сроки их хранения. Работу на этом этапе удобно выполнять на бумажных карточках, в таблице Excel или в базе данных, что обеспечивает удобство последующей систематизации заголовков дел.
Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться (подшиваться, формироваться) в этом деле. Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов.
Известны шесть признаков заведения дел:
номинальный - название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида/разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют название вида и «сами себя называют»);
авторский - название организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа (любой документ имеет автора, это один из идентификационных реквизитов документа);
предметно-вопросный - краткое содержание документов дела (текст есть в любом документе);
корреспондентский - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат - основной реквизит в письме);
географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком, т.к. в реквизите адресат, как правило, оформляются две части: кому и куда направляется письмо);
хронологический - даты (период), к которым относятся документы дела (дата - реквизит, который присутствует в любом документе).
В схеме описания состава и содержания документов дела делается также указание на копийность документов (так называемый «экспертный» признак).
При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел. Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел:
1. Вид документа - его содержание:
«Журнал регистрации поступающих документов».
2. Вид - автор - содержание:
«Приказы генерального директора по основной деятельности»;
«Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности»;
«Распоряжения Главы муниципального образования г. Верея по административноорганизационным вопросам. Копии».
3. План/отчет - содержание - период:
«Годовой финансовый план на 2011 год».
4. План/отчет - автор - содержание:
«Квартальные отчеты территориальных органов о повышении квалификации и обучении сотрудников».
5. Переписка - корреспондент - содержание:
«Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников».
6. Переписка - корреспондент - территория - содержание:
«Переписка с подведомственными территориальными органами Центрального Федерального округа о повышении квалификации и обучении сотрудников».
7. «Документы» (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) - содержание - перечисление основных разновидностей:
«Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)».
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разная переписка», «общие материалы» и т.п.). Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии. Например, дело «Счет 0 302 00» в бухгалтерии бюджетной организации должно быть названо «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00», и в это дело должны быть сгруппированы вслед за оборотно-сальдовой ведомостью счета, счета-фактуры, накладные по расчетам с поставщиками услуг по календарным периодам. В процессе формирования дела и образования нескольких томов заголовок самого дела на обложке может уточняться, например, «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00 (расчеты с поставщиками услуг в 1 квартале 2011 г.)».
В случае необходимости, когда в заголовке отражается копийность документов дела, в графе номенклатуры дел «Примечание» может быть оформлена отметка о том, где хранится оригинал. Например, в примечании к делу «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть указано: «Подлинники - в отделе труда и заработной платы».
В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать и правила группировки документов в дела. Так, допускается в одно дело формировать план и отчет об исполнении этого плана («Годовой план работы отдела и отчет о его выполнении»), а также план или отчет и переписку, возникшую в ходе исполнения этого плана или подготовки данного отчета («Квартальные отчеты подразделений о мероприятиях по охране труда и переписка об их составлении»).
Документы, имеющие разные сроки хранения, в одно дело не группируются, т.е. документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сформированы в разные дела.
В дело включается только один экземпляр документа, т.е. дополнительные экземпляры, а также проекты и черновики документа (за исключением особо ценных) в дело вместе с подлинником не помещаются, как не формируются в дело и документы, требующие возврата.
В дело формируются документы одного календарного года (за исключением переходящих, судебных, личных дел и «досье»; кстати, к личным делам в обязательном порядке оформляется внутренняя опись документов дела).
Напоминаем, что в перечнях устанавливаются названия категорий документов, поэтому не следует механически переносить названия статей и формулировки перечня в конкретную номенклатуру дел.
Вместе с формулированием конкретного заголовка намечается и срок хранения документов данного дела. Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории документов, виды и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения. Как правило, срок хранения в перечне указывается с учетом экспертного признака и места составления или разработки документа, а также снабжается примечаниями, обычно содержащими условия, при которых должен соблюдаться установленный срок хранения. Конкретный заголовок дела разработчик номенклатуры дел должен соотнести с категорией и видом документа по перечню и сделать профессиональное заключение о сроке его хранения с учетом условий, определенных перечнем.
Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке (в таблице Excel или в базе данных), с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел. Причем на карточке необходимо сначала указать название раздела или подраздела главной таблицы номенклатуры дел, в который в последующем будет оформлен конкретный заголовок дела со сроком хранения (см. Пример 3). Рекомендуем также для удобства последующей систематизации (сортировки) заголовков отметить на карточке категорию, к которой относятся документы конкретного дела (организационные, распорядительные, учетные, переписка с гражданами, переписка с подведомственными органами и т.п.). Следует обратить внимание и на то, что срок хранения в номенклатуре дел необходимо оформить в том виде, который установлен перечнем, включая условные сокращения, знаки препинания, примечания и условия соблюдения данного срока.
Например, при анализе документов в бухгалтерии бюджетной организации может быть оформлена следующая карточка (сделаны записи в базе данных или таблице Excel):
Пример 3
Оформление карточки, если срок хранения устанавливается по перечню документов со сроками хранения
Пример 4
Оформление карточки, если срок хранения устанавливается не по перечню
Перечни документов устанавливают сроки хранения документов:
конкретные (3 г., 5 л., Пост. - «постоянно») или
условные (с отметками «ЭК», «ЭПК», «До минования надобности», «При условии завершения ревизии» и т.п.).
Срок «5 л. ЭК» означает, что после истечения пяти лет хранения вопрос о дальнейшем хранении или выделении документов дела к уничтожению должен быть рассмотрен экспертной комиссией (ЭК) организации после проведения экспертизы ценности.
Отметки «ЭК», «ЭПК», «ЦЭК» могут означать, что в процессе экспертизы ценности часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
Срок хранения типовых архивных управленческих документов «До минования надобности» не может быть менее одного года.
Срок хранения «Пост.» («постоянно») в негосударственных организациях означает прежде всего «до ликвидации организации», т.е. решение о судьбе документов дела будет принимать ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий, и он не может быть менее 10 лет.
Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы и не зависят от носителя! Наоборот, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выбор носителя определяется сроками хранения документов.
Уменьшение сроков хранения, установленных перечнями типовых архивных документов или типовыми и примерными номенклатурами дел, запрещается. А увеличение сроков вполне возможно, в том числе и по решению ЭК организации.
Выберите несколько из предложенных вариантов ответа:
1. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела
«Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)»
1) предметно-вопросный
2) номинальный
3) авторский
4) хронологический
5) корреспондентский
2. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела
«Журнал регистрации поступающих документов»
1) хронологический
2) авторский
3) корреспондентский
4) номинальный
5) предметно-вопросный
3. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела
«Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности»
1) предметно-вопросный
2) корреспондентский
3) авторский
4) номинальный
5) хронологический
4. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела
«Годовой финансовый план на 2011 год»
1) авторский
2) предметно-вопросный
3) корреспондентский
4) номинальный
5) хронологический
5. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела
«Квартальные отчеты территориальных органов о повышении квалификации и обучении сотрудников»
1) номинальный
2) авторский
3) хронологический
4) предметно-вопросный
5) корреспондентский
6. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела
«Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников»
1) номинальный
2) авторский
3) хронологический
4) предметно-вопросный
5) корреспондентский
7. Какие признаки заведения дел использованы в следующем заголовке дела
«Переписка с подведомственными территориальными органами Центрального Федерального округа о повышении квалификации и обучении сотрудников»
1) номинальный
2) предметно-вопросный
3) хронологический
4) корреспондентский
5) территориальный
Выберите один из предложенных вариантов ответа
8. Выделение дел по названию организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы - основа
1) номинального признака заведения дел
2) авторского признака заведения дел
3) предметно-вопросного признака заведения дел
4) корреспондентского признака заведения дел
9. Выделение дел по дате, к которой относятся документы дела - основа
1) географического признака заведения дел
2) хронологического признака заведения дел
3) предметно-вопросного признака заведения дел
4) номинального признака заведения дел
10. Выделение дел по виду документа - основа
1) предметно-вопросного признака заведения дел
2) авторского признака заведения дел
3) корреспондентского признака заведения дел
4) номинального признака заведения дел
11.Выделение дел по краткому содержанию документов дела - основа
1) хронологического признака заведения дел
2) предметно-вопросного признака заведения дел
3) географического признака заведения дел
4) номинального признака заведения дел
12. При разработке номенклатуры дел срок хранения документов устанавливается первоначально
1) самостоятельно службой делопроизводства
2) в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
3) по решению экспертной комиссии
13. Конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел, устанавливает
1) самостоятельно служба делопроизводства
2) приказ директора организации
3) решение экспертной комиссии
14. Формулирование заголовков дел означает
1) оформление табличной части номенклатуры
2) описание состава и содержания документов, которые будут располагаться в этом деле
3) систематизация документов