III.Систематизация заголовков дел

На третьем этапе разработки номенклатуры дел осуществляется систематизация (расположение) заголовков дел по разделам проекта номенклатуры дел в определенной последовательности. Эту последовательность определяют два решающих фактора - степень значимости документов и их взаимосвязь.

Систематизация документов производится путем сортировки оформленных карточек с заголовками дел и сроками их хранения (или сортировки соответствующих записей/полей в базе данных). Схема расположения заголовков дел предусматривает, что в начале каждого раздела должны располагаться заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих организаций (решения, приказы, указания, поручения) при этом должны располагаться перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Следует помнить, что документы, относящиеся к подсистеме организационных, регламентируют не оперативное управление, а более важные организационные, правовые стороны деятельности, поэтому являются более значимыми, имеют более длительный срок действия и долговременный (как правило, постоянный) срок хранения.

Итак, в схеме расположения заголовков дел лучшей рекомендацией является такая последовательность:

• организационные документы самой организации;

• распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;

• распорядительные документы самой организации;

• планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);

• за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;

• отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);

• за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;

• договоры по степени значимости (возможна их дополнительная систематизация по алфавиту названий контрагентов);

• за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров, а также учетных документов и баз данных, в которых регистрируются эти договоры;

• переписка по степени значимости вопросов или по степени значимости корреспондентов и алфавиту их названий / фамилий;

• учетные документы (все виды отдельно существующих книг, журналов, картотек, баз данных);

• регламентирующие документы об организации делопроизводства и архива предприятия (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

Контрольные задания

1. План работы отдела на год

2. Переписка по вопросам основной деятельности с заводом подъемно транспортного оборудования

3. Договоры с подрядными организациями

4. Отчет о работе отдела за квартал

5. Журнал регистрации приказов директора

6. План работы отдела на месяц

7. Отчет о работе отдела за год

8. Приказы директора

9. Переписка по вопросам основной деятельности с Амурским судостроительным заводом

10. Штатное расписание