IV.Оформление, согласование и утверждение номенклатуры
Четвертый этап - оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.
Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см. Методические рекомендации, приложение № 19, а также Пример 5).
В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис. Например, 01-03, где 01- код структурного подразделения (например, секретариат) и 03 - номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате). В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера (не более трех) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности сохранять одинаковые индексы для однородных дел внутри разных разделов номенклатуры, а для переходящих дел (когда делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей). В течение года заголовки могут уточняться в процессе формирования документов дела.
Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется. Она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.
Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее», отметки о лицах, ответственных за формирование дела, и другие.
Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются:
виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архив;
гриф согласования с экспертной комиссией организации (если она образована);
гриф согласования с архивным учреждением (если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив и является источником их комплектования). Обычно согласование оформляется протоколом заседания ЭПК архивного учреждения. Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже 1 раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда приходится разрабатывать новую номенклатуру дел.
Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах, в негосударственных - в трех.
1-й экземпляр хранится в службе делопроизводства,
2-й передается в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел.
3-й экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архив, а
4-й является рабочим экземпляром.
Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения или приказом) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов. После ее утверждения служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде выписок соответствующие разделы номенклатуры дел в качестве обязательного плана формирования дел в следующем году.
Пример 5
Сводная номенклатура дел на 2011 год коммерческой организации, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива (см. таблица).
По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.
Пример 6
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2011 году в Закрытом акционерном обществе «Адмирал»
Контрольные задания