Руководство любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, наделяется правом издания распорядительных документов.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98).
Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления. Распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам и поэтому обязательны для исполнения.
В отличие от правовых, действующих бессрочно, они создаются на короткий период и касаются более узкого круга людей и вопросов.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
Виды распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются ее учредительными документами – уставом или положением.
Процедура издания распорядительных документов, как правило, включает следующие стадии:
1. Инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
К распорядительным документам относят постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.
Приказы издаются по организационным вопросам, основной деятельности и по личному составу.
Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.
При оформлении приказов используется следующие реквизиты:
Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным обязательствам Российской Федерации, Уставу организации, ранее изданным приказам данной организации.
ЦЕЛИ
Издание приказов по организационным вопросам имеет цель:
Целью издания приказов по основной деятельности является:
Приказы по основной деятельности издаются:
Приказы по личному составу (кадрам) организации имеют цель:
Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.
Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально – техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован чётко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чём?»:
«О проведении аттестации персонала организации»;
«О создании постоянно действующей экспертной комиссии»;
«Об упорядочении делопроизводства и исключении случаев утери документов»;
Текст приказа состоит из двух частей:
В констатирующей части даётся обоснование распорядительных действии. В качестве обоснования действий может выступать:
Например:
«В соответствии с приказом генерального директора от 27 мая 2003 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников»
ПРИКАЗЫВАЮ: …»
«В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению
ПРИКАЗЫВАЮ: …»
При ссылке на утверждённый документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвёрждён документ:
«В соответствии с Положением о порядке рассмотрения жалоб, утверждённым приказом директора Федеральной авиационной службы России 29 августа 2001 г. № 125,
ПРИКАЗЫВАЮ: …»
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.
Срок исполнения в пунктах или подпунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Не указываются исполнители и сроки исполнения в распорядительной части приказа, если действия носят организационный характер.
Например:
«1. Утвердить Положение об управлении государственной службы».
Если проект приказа отменяется полностью или частично ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.
Например:
«4. Признать утратившими силу приказы генерального директора от 05.08.1999г. № 75 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.03.1998 г. № 37 «Об утверждении Положения о приёмной»
Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нём указывается наименование должности лица, ответственного за исполнением документа, его инициалы и фамилия.
Например:
«9. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по работе с персоналом Ратникова П.Р.»
При составлении приказа необходимо:
Текст приказа должен быть ясным, доходчивым, с наблюдением грамматических правил. В тексте приказа нельзя объёме текста в проекте, структурных подразделений, должностей. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражение типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.
При большом объёме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст – в приложениях к приказу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки:… (приложение 1);… (приложение 2).
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:
|
Приложение № 2 |
|
к приказу генерального |
|
директора |
|
от 5 октября 2002 г. № 208 |
Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускается.
Приложения к приказу должны иметь названия (список, перечень, план, график и т. д.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.
До предоставления на подпись проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа излагаются в отельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».
Если в процессе согласования в проект вносят изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами; если вносят редакционные уточнения, не изменяющие его содержание, повторного согласования не требуется.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования: после слова СОГЛАСОВАНО указывают должности и фамилии лиц, визирующих проект документа. Подпись лица при визировании проекта приказа сопровождается датой.
При визировании документа проекта приказа необходимо проверить правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявленным к составлению приказов, отсутствие в нём противоречий ранее изданным приказам.
Под визами оформляется отметка о рассылке с указанием фамилий руководителей, которым рассылается экземпляр приказа. Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе рассылки.
о создании рабочей группы по проекту «Родник»
На основании постановления Правительства Москвы от 08.02.2005 №27-ПП и в связи с производственной необходимостью ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить состав Объединённой рабочей группы по проекту «Родник» по координации, разработке и внедрению новой технологической системы очистки водопроводной воды. 2. Назначить председателем Объединенной рабочей группы первого заместителя директора «Союзводопроект» А.М. Богдана. 3. Представить на рассмотрение Правительства Москвы план разработки и экспериментальных испытаний тех. Системы «Родник» до 01.04.2005 (Отв.-А.М, Богдан). 4. Гл. инженеру Винокурову С.Р. организовать контроль за исполнением приказа.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||
Выписка – копия какой либо части подлинного документа.
Выписка из приказа (распоряжения) оформляется следующим образом:
Выписка заверяется постановлением реквизита «отметка о заверении копии», который состоит из:
«Верно» печатают от линии левого поля строчными буквами (первая буква прописная).
Подпись сотрудника, завершившего выписку, оформляют по полной форме с проставлением печати. Дата проставляется от левого поля ниже подписи на уровне слова «Верно»
Визы на распорядительных документах проставляются в нижней части оборотной стороны листа
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем организации, в целях разрешения оперативных вопросов повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности, например,
о распределении обязанностей
о передаче дел
о применении правил работы с конфиденциальными документами
о сроках предоставления авансовой отчетности и т.п.
Распоряжение оформляется по тем же правилам, что и приказ.
В распоряжении вместо ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ» пишется «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ». Часто слова ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ опускают, указывая только действие.
Пример распоряжения
Фирма «Эталон»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
12.02.2001 № 5
Москва
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3
ОБЯЗЫВАЮ:
|
Указание – распорядительный документ, подаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам информационно-методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.
Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д.
Указания оформляется по тем же правилам, что и приказ.
В распорядительной части вместо ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ» пишется «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». Часто слова ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ опускают, указывая только действие. Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ», которое печатается прописными буквами.
Текст указания должен быть ясным, доходчивым, с наблюдением грамматических правил. Неуместно употреблять всякого рода пожелания и выражение типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.
Московский департамент образования КОЛЛЕДЖ № 5
УКАЗАНИЕ
17.09.2001 № 133
На основании приказа Московского департамента образования от 6 декабря 2000 г. № 134 «О проведении смотра кабинетов в учебных заведениях Москвы» ОБЯЗЫВАЮ:
|
Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями и т.д. в целях разрешения производственных задач и вопросов.
Решения оформляются аналогично приказу, на общем бланке и содержат следующие реквизиты:
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей, В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной — наименование органа, принимающего решение.
При необходимости решение визируется руководителем подразделения, вносящим проект решения, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.
Список источников: