Личное дело сотрудника

Личные дела рабочих и служащих составляют особую группу документов по личному составу.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности: информацию о приеме, перемещении и увольнении работника, возрасте, образовании, трудовом стаже, семейном положении, размере заработной платы и др.

Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативными документами. Категории работников, на которых заводятся личные дела, определяются распоряжением (приказом) руководителя организации.

Порядок формирования личного дела

Личное дело формируется в течение всего периода работы сотрудника в организации

Оно заводится после издания приказа о приеме на работу и ведется в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.

Внесение изменений и дополнений в личное дело со слов работника также не допускается.

В случае увольнения работника и последующего приема его на прежнее место работы, на него заводится новое личное дело. Расшивка и переформирование личного дела, заведенного на него ранее, не допускается2.5. Личное дело формируют на каждого работающего в отдельной папке.

На обложке личного дела пишут фамилию, имя, отчество работника в именительном падеже, дату поступления на работу (дата распоряжения, приказа о приеме на работу).

В личное дело помещают по одному экземпляру каждого документа.

Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу, в дальнейшем - добавляют все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника.

Документы располагают в хронологической последовательности по мере их поступления, начиная с наиболее раннего (заявления о приеме на работу) и заканчивая распоряжением (приказом) об увольнении, переводе в другую организацию.

Документы, не имеющие отношения к трудовой деятельности и характеристике работника (заявления с просьбой выдать трудовую книжку, справку с места жительства и др.), документы второстепенного значения (приказы о командировках, больничные листы и др.) в состав личного дела не включают.

Сведения о политической и религиозной принадлежности, частной жизни работников в личные дела вносить запрещается.

Ответственность за ведение, правильное оформление личных дел и документов, входящих в него, своевременное внесение новых сведений в дополнение к анкете (листок по учету кадров) несут работники кадровой службы.

Перечень документов личного дела

1. Первоначально подшивают документы, отражающие процесс приема на работу:

заявление о приеме на работу, направление или представление;
характеристику(и) или рекомендательное письмо с последнего места работы (если есть);
копию(и) документа об образовании, наличии ученой степени или ученого звания (копии документов об образовании должны быть заверены либо нотариально, либо подписью сотрудника отдела кадров и печатью отдела кадров, при наличии предъявленного подлинника документа);
документы, сопровождающие прием на работу определенных категорий специалистов, например, списки научных трудов и изобретений;
автобиографию, содержащую описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица, составленную собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок.
анкету (личный листок по учету кадров) с фотокарточкой, заполненную лично поступающим на работу. Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.;
дополнение к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров), куда внесены сведения о работнике и его трудовой деятельности, изменении в учетных признаках: награждении, наложении и снятии взысканий, присвоении почетных званий, пребывании за границей и др.;
трудовой договор (если в организации не заводятся личные дела, трудовые договоры (контракты) формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников и хранятся 75 лет);
копию распоряжения (приказа) о приеме на работу.

2. За документами, отражающими процесс приема на работу, в хронологическом порядке помещают:

копии документов (или выписки) о прохождении конкурса на замещение вакантной должности (по результатам конкурса, испытания, если таковое проводилось), об утверждении в должности, переводе, поощрении;
копии документов, подтверждающие повышение квалификации, получение ученой степени или ученого звания;
аттестационные листы, копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда;
выписки из протоколов заседаний комиссии по установлению стажа непрерывной работы, дающие право на получение процентной надбавки за выслугу лет;
сведения об изменении фамилии;
документы о представлении к присвоению почетных званий, государственных наград, награждению министерств, ведомств (заключения о премировании, представления, характеристики, наградные листы и др.), в том числе по отклоненным ходатайствам.

Последним в личное дело помещают копию распоряжения (приказа) об увольнении (переводе), а перед ней - заявление об увольнении (переводе).

Личное дело считается неполным при отсутствии одного из перечисленных документов: распоряжения (приказа) о приеме на работу, анкеты (личного листка по учету кадров), автобиографии, дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), распоряжения (приказа) об увольнении (переводе).

Список источников:

ГОСТ Р 6.30-2003,
Ватолина М.В., «Делопроизводство в вопросах и ответах». - Ростов-н/Д: Феникс, 2010.
Ленкевич Л.А., Делопроизводство. - М.: Академия, 2009.
Личное дело сотрудника. Правила ведения, формирования, оформления. Памятка. Государственный архив Хабаровского края, 2002.
Трудовой кодекс Российской Федерации

на главную